Von der Effektivität der Kanzleiorganisation hängt insbesondere ab, wie viele Mandate in einer bestimmten Zeitspanne betreut werden können. Darüber hinaus zeichnet sich eine Kanzlei mit guter Organisation dadurch aus, dass die Kanzleimitarbeiter jederzeit gegenüber den Mandanten über die notwendigen Informationen verfügen und reibungslos zusammenarbeiten. Der Mandant schätzt zudem eine erfolgreiche Kanzleiorganisation, weil diese sein Vertrauensverhältnis gegenüber der Kanzlei stärkt. Denn eine effektive Organisation garantiert ihm eine sorgfältige, zügige und fristgerechte Bearbeitung seiner Rechtsangelegenheit. Darüber hinaus ermöglicht sie dem Anwalt eine Mandantenbetreuung, die über die rein anwaltliche Tätigkeit hinaus geht. Auf diese Weise können Mandanten langfristig an die Kanzlei gebunden werden.
Durch eine erfolgreiche Kanzleiorganisation sind Anwaltskanzleien in der Lage, sich unter dem wachsenden Konkurrenzdruck einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu sichern.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, erarbeiten wir für Sie gerne ein schlüssiges Organisationskonzept für Ihre Kanzlei:
Organisationskonzepte
für Anwaltskanzleien
Nachfolgend werden wichtige Bereiche die bei der Kanzleiorganisation zu beachten sind kurz aufgegriffen:
Kanzleiinternes
Informationssystem
Rationelle
Arbeitsabläufe
Optimaler
Personaleinsatz
Einsatz
von EDV und neuen Medien
Motivation
der Kanzleimitarbeiter/innen
Das wichtigste Medium in einer Kanzlei stellt die Information dar. Ein Anwalt benötigt für seine Arbeiten nicht nur rechtliche Fachinformationen und Erfahrung, sondern ebenfalls geeignete Informationen über Akten, Mandanten, Literatur, Buchführung, Auskunftsstellen und einiges mehr. Der Zeitaufwand, der für die in einer Kanzlei anfallenden Arbeitsabläufe aufgewendet werden muss, hängt entscheidend davon ab, wie viel Zeit jeweils dafür benötigt wird, die zur Bearbeitung einer Angelegenheit notwendigen Informationen zur Hand zu haben.
Aus diesem Grund erfordert eine effektive Kanzleiorganisation ein geeignetes kanzleiinternes Informationssystem, das Informationen erfasst und für diejenigen, die diese benötigen, am passenden Ort zur richtigen Zeit bereit hält. Auf diese Weise ist der Anwalt z.B. in der Lage beim Anruf eines Mandanten, diesem durch schnellen Abruf der entscheidenden Akteninformationen umgehend und ausführlich Auskunft geben zu können. Zudem wissen die Kanzleimitarbeiter jederzeit, wer in der Kanzlei welche Angelegenheiten augenblicklich bearbeitet, wo sich die Akte bzw. der aktuelle Bearbeiter gerade befindet und wer verfügbar ist, um in einer Rechtsangelegenheit kompetent Auskunft geben zu können.
Um jedem Mandanten immer genau die Auskünfte geben zu können, die dieser gerade erfragt hat, ohne diesen abweisen oder warten lassen zu müssen, ist ein transparentes Informationssystem zu entwickeln, mit dem festgelegt wird, welche Informationen wo abgelegt werden, wie auf diese zugegriffen werden kann und wer welche Informationen verwaltet bzw. zur Verfügung stellt.
Ein optimales Zusammenspiel der in einer Kanzlei Beschäftigten ist die Grundlage für rationelle Arbeitsabläufe. Die unnötige mehrfache Bearbeitung einer Angelegenheit oder die Bearbeitung einer Sache durch zwei Mitarbeiter mit unterschiedlichem Ergebnis kann z.B. nur durch eine effektive Organisation der Arbeitsabläufe vermieden werden.
Zu diesem Zweck ist zu bestimmen, welcher Mitarbeiter für welche Arbeitsabläufe zuständig ist, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter ist zu koordinieren und die Verantwortlichkeit für Entscheidungen in wichtigen Angelegenheiten ist festzulegen. Zudem ist darauf zu achten, dass die Mitarbeiter sich gegenseitig über die noch auszuführenden oder gerade laufenden Arbeitsläufe informieren, damit sie sich ggf. in laufende Tätigkeiten einbringen oder noch zu erledigende Tätigkeiten nach Maßgabe ihrer Wichtigkeit zügig in Angriff nehmen können.
Die reibungslose Organisation der Arbeitsläufe vermeidet somit Mehrarbeit, führt zu einer sinnvolleren Beschäftigungen der Mitarbeiter und fördert dadurch letztlich auch die Motivation aller Beteiligten.
Jeder Mitarbeiter sollte für die Aufgaben eingesetzt werden, für die er sich am besten aufgrund von Qualifikation, Neigungen und Charakter eignet. Durch die vielfältigen Anforderungen in einer modernen Anwaltskanzlei müssen für die Mitarbeiter passende Arbeitsbereich entwickelt werden. Dazu müssen die anfallenden Arbeiten auf alle Mitarbeiter sinnvoll aufgeteilt werden.
Zu diesem Zweck muss zunächst erfasst werden, welche Aufgaben in einer Kanzlei anfallen. Die dabei zu berücksichtigenden Tätigkeiten gehen vom Posteingang erfassen über Aktenorganisation, Buchführung, EDV-Management bis zur Rechtsberatung.
Gleichfalls muss geklärt werden, zu welchen Tätigkeiten die jeweiligen Mitarbeiter am besten eingesetzt werden können. Um einen optimalen Personaleinsatz zu erreichen, wird anschließend eine Verteilung der Aufgabenfelder unter den Kanzleimitarbeitern vorgenommen, die in Absprache und Abstimmung mit allen Mitarbeitern erfolgen sollte, um die Anliegen der Mitarbeiter so gut wie möglich berücksichtigen zu können.
Weiterhin können durch entsprechende Schulungen Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben trainiert werden, um auf diese Weise die Personaleinsatzplanung zu erleichtern und die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre Kanzleiaufgaben besser zu erfüllen.
Zur Unterstützung der Kanzleiorganisation bietet sich der Einsatz von EDV und neuen Medien an. Diese erleichtern den Informationsfluss innerhalb der Kanzlei, vereinfachen die Aktenverwaltung, die Buchführung sowie die Literaturrecherche u.a.m.. Die Arbeitsabläufe lassen sich vereinfachen, Daten sind einfacher und schneller abrufbar. Im Ergebnis besteht dadurch die Möglichkeit auf der einen Seite Kosten einzusparen, andererseits zusätzliche Mandanten zu betreuen.
Unsere Vorschläge und Ideen zum Einsatz von EDV und neuen Medien können Sie über folgende Verweise abrufen:
Für ein gutes Arbeitsklima in einer Kanzlei ist eine positive Motivation der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Die Motivation wirkt sich besonders vorteilhaft auf den Arbeitseinsatz und die positiven Ausstrahlung der Mitarbeiter gegenüber den Mandanten aus.
Bei der Kanzleiorganisation müssen mit dem Ziel eine erfolgversprechende Motivation der Kanzleimitarbeiter zu erreichen, zunächst die Anliegen der Mitarbeiter angehört werden. Darüber hinaus müssen Bestrebungen vorhanden sein, die Anliegen der Mitarbeiter so weit wie möglich bei der Kanzleiorganisation zu berücksichtigen. In diesem Sinne müssen guten Mitarbeitern auch Perspektiven innerhalb der Kanzlei geboten werden, indem beispielsweise gute Arbeit durch eine Ausdehnung des Aufgabenbereichs oder der Entscheidungskompetenz bzw. durch Lohnzuschläge honoriert werden.
Bei einer erfolgreichen Motivationspolitik, bleiben der Kanzlei gute und erfahrene Mitarbeiter auf lange Zeit erhalten. Durch ständige Mitarbeiterwechsel nötige Einarbeitungszeiten entfallen. Zudem hinterlässt die Beschäftigung zuverlässiger und eng mit der Kanzlei verbundener Mitarbeiter auch bei den Mandanten einen bleibenden Eindruck.