EDV-Organisation für Rechtsanwaltskanzleien Durch den Einsatz von EDV in Verbindung mit einer effektive EDV-Organisation kann die Arbeit in Rechtsanwaltskanzleien wesentlich vereinfacht und beschleunigt werden. Zudem eröffnet das Arbeiten mit der Unterstützung von Hard- und Software Anwälten viele neue Möglichkeiten, wie etwa den leichteren Datenzugriff auf Kanzleiakten oder eine mühelose Literaturrecherche. Durch gezielten Einsatz EDV-Einsatz sind Anwaltskanzleien in der Lage, sich unter dem wachsenden Konkurrenzdruck einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu sichern. Wenn Sie Interesse haben, erarbeiten wir gerne ein schlüssiges EDV-Konzept für Ihre Kanzlei:
Nachfolgend werden die wichtigsten Einsatzgebiete von EDV für Rechtsanwaltskanzlei kurz angesprochen:
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| EDV-Aktenorganisation |
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Zur EDV-technischen Aktenorganisation stehen heute eine Reihe von Möglichkeiten bereit. Zum einen kann nur die Organisation der Akten innerhalb der Kanzlei EDV-technisch erfolgen, es können aber auch alle Akten vollständig elektronisch geführt werden, so dass alle Schriftsätze, Belege u.ä. zu jeder Akte elektronisch erfasst (mit Scanner) und dann auf den Kanzleirechnern jederzeit auf Abruf bereitstehen. Ziel der EDV-Organisation sollte ein schneller Aktenzugriff sein, der alle Kanzleimitarbeiter in kürzester Zeit in die Lage versetzt, den Inhalt der Akte zu erfassen um die notwendigen Bearbeitungsvorgänge zu veranlassen bzw. durchzuführen. Je nach der Organisation einer Kanzlei, den Wünschen der Anwälte und nach den Erfordernissen der Mandantenschaft, sollten bei der EDV-technischen Aktenorganisation angepasste EDV-Lösungen zum Einsatz kommen. Dies gilt sowohl für den Einsatz der Hardware, für die Vernetzung der Rechner und die Verwendung der geeigneten Software. Auch ist besonders im sensiblen Bereich der Aktenverwaltung ein zuverlässiger Service und eine regelmäßige Wartung der genutzten EDV-Anlagen unverzichtbar. |
| Buchführung, Mahnwesen und Zwangsvollstreckung |
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Da Buchführung, Mahnwesen und Zwangsvollstreckung nicht zu den eigentlichen Tätigkeiten von Rechtsanwälten gehören sollten, bietet sich gerade in diesem Bereich eine Automatisierung der Abläufe durch die EDV an. So sind moderne Softwaresysteme mühelos in der Lage nach Eingabe Ihrer Buchungen alle notwendigen Finanz-, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen bis hin zur Umsatzsteuervoranmeldung automatisch zu erzeugen. Über die EDV sind Sie zudem in der Lage sich über den Stand Ihrer Finanzen zu informieren, sowie darüber, welche Mandanten mit Zahlungen im Verzug sind, welche Rechnungen bereits eingegangen sind, bei welchen Mandanten u.U. die Zwangsvollstreckung läuft u.ä.. Auch ist es per Mausklick möglich, sich ein Bild darüber zu machen, welche Bereiche der Kanzlei welchen Umsatz in der Kanzlei erwirtschaften und welche Ausgaben der Kanzlei wofür im laufenden Monat entstanden sind. Um Buchführung, Mahnwesen und Zwangsvollstreckung EDV-technisch effektiv zu organisieren ist es von besonderer Wichtigkeit die EDV-Auswahl sowohl in Bezug auf die eingesetzten Rechner wie die verwendete Software auf die Erfordernisse der Kanzlei auszurichten. |
| EDV-gestützte Literaturrecherche |
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EDV-gestützte Literaturrecherchen sparen in Kanzleien jede Menge Zeit und Kosten. Mehrere Jahresbände von Zeitschriften finden mühelos Platz auf einer CD-ROM und ermöglichen einen schnellen und gezielten Zugriff auf wichtige Artikel, Entscheidungen und Urteile. Zu den EDV-technischen Vorraussetzungen für effiziente Literaturrecherchen gehören insbesondere leistungsstarke und schnelle CD-ROM-Laufwerke. Außerdem ist zu überlegen, ob auf CD-ROM-Datenbanken über ein Netzwerk oder von Einzelplätzen aus zugegriffen werden soll, entsprechend andere EDV-Konzeptionen sind vorzusehen. Ob Einzelplatz- oder Netzwerklösungen anzustreben sind, ist wiederum nach den Erfordernissen der Kanzlei zu entscheiden. |
| EDV- und Telekommunikation |
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Mittlerweile übernehmen EDV-Anlagen immer mehr Aufgaben von Telekommunikationsanlagen: Schriftsätze werden mittels elektronischem Fax weitergeleitet, Sprachtelefonie wird via Computer durchgeführt, E-Mails mit Hilfe des Internets verschickt. Es besteht im Rahmen einer effektiven EDV-Organisation daher die Notwendigkeit EDV-System und Telekommunikationsanlage sinnvoll mit einander zu verknüpfen und die notwendigen Schnittstellen vorzusehen. Sowohl EDV-System und Telekommunikationsanlage müssen insbesondere im Hinblick auf die Erfordernisse in der Kanzlei und den technischen Möglichkeiten organisiert werden. |
| EDV und Einsatz neuer Medien |
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Für den erfolgreichen Einsatz von neuen Medien wie E-Mail und Internet müssen zunächst die EDV-technischen Voraussetzungen geschaffen werden: Insbesondere muss die Leistungsfähigkeit der Rechner ebenso wie der Telekommunikationsanlage ausreichen oder diese müssen ggf. vor einem Einsatz neuer Medien entsprechend umgerüstet werden. Die Entscheidung für derartige Umrüstungen ist in Abhängigkeit der Spezifikationen der bestehenden EDV-Anlagen und der gewünschten Erfordernisse im Hinblick auf die zukünftige Verwendung von Internet und E-Mail zu treffen. Weitere Informationen zum Einsatz neuer Medien in Rechtsanwaltskanzleien können Sie auf folgender Seite nachlesen: |
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