Buchführung für Rechtsanwaltskanzleien Die Buchführung stellt in vielen Anwaltskanzleien ein Gebiet dar, mit dem sich verständlicherweise weder Anwälte noch ReNo-Fachangestellte gerne auseinandersetzen, häufig fehlt die Zeit und das Interesse für die Erfassung der buchhalterischen Vorgänge und die Einrichtung eines effizienten Buchhaltungssystems. Durch eine effektive Buchführung sind Anwaltskanzleien in der Lage nicht nur Kosten zu sparen, sondern auch einen stetigen Überblick über die aktuelle Ein- und Ausgabensituation zu erhalten. Durch ein geeignetes Buchführungssystem sind ebenfalls eine Reihe von Kosten- und Erfolgsanalysen möglich. Gerne erarbeiten wir für Sie ein für Ihre Zwecke zugeschnittenes Buchführungssystem, auch übernehmen wir für Sie die gesamte Buchführung und führen für Sie alle notwendigen Buchungsvorgänge durch und erstellen die gewünschten Analysen und Planungsrechnungen:
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten eines effektiven Buchführungssystems für Rechtsanwaltskanzleien kurz angesprochen:
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| Vollständige und übersichtliche Erfassung aller Buchungsvorgänge |
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Grundlage jeder Buchführung stellt die vollständige und übersichtliche Erfassung aller Buchungsvorgänge dar. Zu diesem Zweck müssen alle Zahlungsvorgänge erfasst, verfolgt und zeitgerecht verbucht werden. Zugehörige Belege müssen buchungstechnisch verarbeitet und geordnet abgelegt werden. Um eine zweckmäßige Erfassung der Buchungsvorgänge zu gewährleisten, sind im Rahmen der Konzeption eines Buchführungssystems Erfassungsabläufe vorzusehen, die eine Verfolgung von kosten- oder erfolgsrelevanten Vorgängen von der Bestellung oder Erstellung der Gebührenrechnung bis zur endgültigen Buchung erlauben. |
| Erstellung von Einnahmen-Überschussrechnung und Jahresabschluss |
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Der jederzeitige Überblick über Ausgaben und Einnahmen einer Kanzlei wird in der Regel mittels Einnahmen-Überschussrechnung gewährleistet. Mit dieser Rechnung hat der Anwalt jederzeit die aktuellen Kontostände der Buchführungskonten im Blick. Auf diese Weise kann für eine Periode u.a. kontrolliert werden, welche Rechtsgebiete welche Einnahmen erwirtschaftet haben und auf welchen Ausgabenkonten welche Ausgabebuchungen vorgenommen wurden. Zum Ende des Jahres kann mit der entsprechenden Software der für das Jahr benötigte Jahresabschluss automatisch erstellt werden. Dieser kann anschließend bei einem Steuerberater oder direkt beim Finanzamt eingereicht werden, ohne daß zum Jahresende umständliche und zeitaufreibende Berechnungen und Aufstellungen von Zahlenkolonnen erfolgen müssen. |
| Erstellung einer Finanzmittelplanung |
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Welche Finanzmittel, sei es Eigen- oder Fremdkapital, in einer Kanzlei eingesetzt werden, sollte jederzeit abrufbar sein, um für die Zukunft eine günstige Finanzmittelplanung zu ermöglichen. Eine solche Vorgehensweise unterstützt Entscheidungen, zu welchem Zeitpunkt es günstig ist, Kredite abzulösen, umzuschulden oder für eine Kanzleierweiterung weiteres Fremdkapital aufzunehmen bzw. die Eigenkapitaleinlagen einer Kanzleien in einer Kanzlei zu erhöhen oder teilweise aufzulösen. In die Finanzmittelplanung fließen neben der aktuellen Finanzmittelsituation langfristige Zins- und Tilgungsüberlegungen mit ein, die auf die Zukunft der Kanzlei gerichtet sein müssen. Dementsprechend sollte es die Finanzmittelplanung erlauben, verschiedene Planungsszenarien zu berechnen, die eine Entscheidung über den Einsatz und die Verwendung von Finanzmitteln erleichtern kann. |
| Erstellung der Liquiditätsplanung |
| Um in einer Anwaltskanzlei sorgenfrei arbeiten zu können, ist die Liquidität der Kanzlei im Auge zu behalten. Dies bedeutet, es muss immer mindestens soviel Geld auf den Kanzleikonten vorhanden wie es zur Bestreitung der laufenden Kosten unbedingt notwendig ist. Zahlungsmittel über diesen notwendigen Bestand hinaus mit Ausnahme eines festzulegenden Sicherheitsbestandes sollten dagegen investiert oder mit Rendite angelegt werden. Dementsprechend ist laufend die Liquidität im Auge zu behalten, um bei positiven wie negativen Veränderung dieser Mittel geeignete Maßnahmen einleiten zu können. |
| Automatisiertes Mahnwesen und Zwangsvollstreckung bei säumigen Mandanten |
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Die Rechnungserstellung und die Kontrolle der Zahlungseingänge aufgrund der Liquidation von Gebührenforderungen stellen ebenfalls wichtige Aufgaben innerhalb der Buchführung dar. Zahlt ein Mandat nicht, ist rechtzeitig und automatisch eine Zahlungserinnerung zu erstellen und dem Mandanten zuzusenden. Zahlt der Mandant auch nach mehrfacher Zahlungsaufforderung immer noch nicht, ist eine Mahnung zu erstellen, um bei weiterer Zahlungsverweigerung die Zwangsvollstreckung in Gang setzen zu können. Nur bei einer wirksamen Überwachung der Zahlungseingänge kann gewährleistet werden, dass auch wirklich alle einnahmewirksamen Vorgänge richtig erfasst und verfolgt worden, so dass der Kanzlei keine berechtigten Einnahmeforderungen verloren gehen. |
| Automatische Umsatzsteuerabrechnung |
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In die Buchführung integriert sollte eine automatische Abrechnung der Umsatzsteuer sein. Diese sollte eine automatisierte Erfassung aller Umsatzsteuerbeträge, die entsprechend des geltenden Umsatzsteuersatzes in Einnahmen und Ausgaben enthalten sind, unterstützen. Darüber hinaus sollte eine selbsttätige Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen in einem voreingestellten Rhythmus erfolgen sowie am Jahresende eine Abrechnung der noch zu zahlenden oder zurückzufordernden Umsatzsteuerbeträge durchgeführt werden. Um einen reibungslosen, unbürokratischen und schnellen Ablauf dieser Vorgänge zu ermöglichen, ist der Einsatz entsprechender Software möglich, die auf die Bedürfnisse der Kanzlei abzustimmen ist. |
| Einnahmen-, Ausgaben- und Erfolgsanalysen |
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Um die Einnahmen- und Ausgabensituation sowie den Erfolg einer Kanzlei z.B. über bestimmte Zeiträume nachvollziehen zu können oder mit anderen Zeiträumen zu vergleichen, müssen softwaretechnische Möglichkeiten vorhanden sein, die die in der Buchführung vorhandenen Kosten- und Erlösdaten in adäquater Form aufbereiten und entsprechend anschaulich visualisieren (u.U. auch in Form von Graphiken). Anhand aus der Buchführung errechneter Analysedaten und mit Hilfe dieser Daten erzeugter Statistiken lassen sich Entscheidungen für die zukünftige Entwicklung der Kanzlei ableiten und begründen, da die Ursachen für die Entwicklung von Einnahmen und Ausgaben sowie des Erfolges einer Kanzlei durch die entsprechenden Analysefunktionen sichtbar wird. |
| Geordnete Belegerfassung |
| Für die Überprüfbarkeit der Buchführung durch die Finanzbehörden ist eine geordnete und lückenlose Erfassung sowie Ablage aller notwendigen Zahlungsbelege und Rechnungen notwendig. Die Ablage der Belege muss so organisiert sein, dass eine schnelle Identifizierung sowie eine eindeutige Zuordnung der Belege zu den entsprechenden Zahlungsvorgängen möglich ist. Zu diesem Zweck muss ein geeignetes Ablagesystem für die Belege installiert werden und dieses System auf die Buchführungsabläufe abgestimmt werden. |
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